Nos últimos dois posts dessa série sobre Performance Review eu falei sobre como estruturar uma avaliação de performance e sobre como avaliar soft e hard skills de um Product Manager. Neste post o meu objetivo é falar um pouco sobre como estruturar e conduzir uma reunião de Feedback 360.
Como efeito colateral de todas essas trocas de “presentes”, uma reunião de Feedback 360 é pra mim um dos melhores team buildings que você pode fazer com o seu time. É um momento onde você cria um ambiente em que todos se sentem confortáveis de abrirem, para o time todo, os seus pontos fortes e fracos e até pedirem ajuda para resolver certas situações. Por esse motivo, eu normalmente aproveito estes momentos para fazermos alguma dinâmica, que envolva uma exposição maior do ponto de vista profissional e até pessoal. As últimas duas dinâmicas que eu fiz, por exemplo, foram uma onde cada PM contou a sua história, desde a infância até o momento atual e outra onde cada um falou sobre o que espera construir profissionalmente e pessoalmente nas próximas duas décadas.
Ok, entendido o que é uma reunião de Feedback 360, pelo menos no macro, agora vamos entrar em mais detalhes sobre como você pode preparar uma reunião desse tipo para o seu time. Basicamente eu vejo 6 etapas:
Definição da agenda
O primeiro passo para a realização de uma reunião qualquer é definir a agenda, participantes e local, uma reunião de Feedback 360 não seria diferente. Tipicamente eu convido para o 360 todos os PMs do meu time, sem exceção. Então é um momento exclusivo entre eu e o meu time. Opcionalmente você pode convidar o seu líder também, para participar da conversa. Eu particularmente não gosto porque acho que tira um pouco da intimidade do momento, mas é uma decisão polêmica e existem benefícios para ambos os lados ao se trazer o “líder do líder” para a conversa.
Com relação ao local eu prefiro, sempre que possível, realizar a reunião fora do escritório. Gosto de fazer isso por dois motivos: primeiro para fugir um pouco do dia-a-dia e deixar claro que estamos em um momento diferente. O segundo motivo é para mitigar a possibilidade de sofrermos interrupções por pessoas que queiram falar conosco, PMs, o que não é nada raro.
Por fim chegamos a Agenda, o que eu gosto de fazer é reservar cerca de uma hora para a dinâmica de team building, um intervalo de cerca de quinze minutos após ela (para café, banheiro, etc) e mais umas duas horas para os feedbacks em si. Estes tempos variam de acordo com o tipo da dinâmica e a quantidade de pessoas que você tem no time, mas vou entrar em mais detalhes na sequência. Ao final do dia, normalmente, já reservo um momento para um Happy Hour do time todo.
Envio do convite para os participantes
Assim que você tiver fechado a etapa anterior o próximo passo é enviar um convite para todos os participantes. Como é uma reunião que costuma durar de três a quatro horas eu gosto de reservar a tarde toda para este momento. Prefiro a tarde porque consigo mitigar o risco de atrasos, devido a trânsito e/ou esquecimento, e as pessoas tendem a estarem mais despertas. No convite, como de costume, o ideal é já enviá-lo com local definido, agenda e o objetivo da reunião. Dado a importância da reunião e o tempo que ela necessita, eu normalmente faço esse agendamento com pelo menos duas semanas de antecedência, para que todo mundo tenha tempo de se preparar.
Em paralelo ao envio do agendamento, costumo comunicar o time em alguma reunião recorrente que temos, reforçando o convite e a importância deste momento. Nesta conversa também solicito que cada um tire um tempo de qualidade para refletir sobre os feedbacks que darão para cada pessoa do time e anote todos esses feedbacks. Essa última parte é especialmente importante para garantir que todos vão chegar preparados para a reunião e darão feedbacks de qualidade.
Preparação da dinâmica de team building
Como já mencionei, gosto de aproveitar o momento do Feedback 360 para fazer alguma dinâmica de team building. Não sou muito fã de dinâmicas, principalmente das que envolvem coisas muito indiretas (normalmente analogias com o mundo real) tipo dinâmica do avião de recados (comunicação), se jogar pra trás e esperar que alguém te pegue (confiança), etc… o que generalizo chamando de dinâmicas de “abraçassão de árvore”. O tipo de dinâmica que eu gosto são as que te fazem refletir e se conectar com o restante do time. Seguindo essa linha sempre procuro executar alguma coisa que faça o time se conhecer mais. Acredito muito que para termos sucesso como time, precisamos conhecer profundamente um ao outro, entender os anseios e motivações de cada um e conhecer o passado de cada um também, para entender certos comportamentos e características.
Dessa forma, a minha sugestão é que você escolha uma dinâmica que faça sentido para o seu time e prepare ela com antecedência. Como em alguns casos você vai precisar que o seu time prepare algum material ou pelo menos reflita sobre algo, o quanto antes você enviar estas instruções melhor. Com relação a onde se inspirar para escolher essas dinâmicas, é só pesquisar no google por “team building activities” ou algo semelhante que você vai encontrar várias delas. E, certamente, você conhece alguém na sua empresa que é tarado por dinâmicas… sempre tem um! Feliz ou infelizmente, dependendo de que lado da mesa você está!
Preparação do momento de feedbacks
Agora chegou a hora de pensar em como executar o Feedback 360 em si. A primeira coisa a se ter em mente é que tudo, até agora, foi uma preparação para chegarmos neste momento. Então nada deve tirar o foco do 360, tudo, inclusive a dinâmica de team building anterior, é adjacente ao 360, que será o prato principal.
O Feedback 360 em si é bastante simples. Dado que todo mundo já terá seus feedbacks preparados, as instruções são as seguintes: 1) Cada rodada terá alguém que irá receber feedbacks, os demais terão três minutos para darem feedbacks para essas pessoas em uma ordem pré-estabelecida (sentido horário por exemplo); 2) Ao final de cada rodada o receptor terá cinco minutos para agradecimentos e considerações; 3) Eu, como líder, sou sempre o último a dar feedbacks e também serei o último a receber feedbacks (isso acontece para não deturpar os feedbacks do restante do time).
Uma informação importante é que os feedbacks que eu vou dar para cada PM não serão novidades para eles. Na primeira reunião de Performance Review que fiz com cada um (falei sobre isso no primeiro post dessa série) eu já dei esses feedbacks. No momento do 360 eu basicamente replico estes feedbacks apenas para compartilhamento dessas informações entre todo o time, removendo algum eventual feedback mais sensível que eu decida não falar publicamente.
O dia anterior
Um dia antes, ou alguns poucos dias antes, é o momento de verificar se está tudo certo com o planejamento que foi feito. Essa rotina é relativamente simples perto de todo o resto e envolve basicamente três coisas: 1) Verificar se está tudo certo com o agendamento do local onde será realizado o 360, pra evitar surpresas; 2) Fazer uma listinha de compras para levar no dia do 360. Inclua aí água, café e alguns petiscos leves; 3) Enviar um friendly reminder para o time reforçando algumas instruções e fazendo os últimos pedidos. Abaixo segue um email que enviei em uma dessas ocasiões.
O dia da reunião
Finalmente chegamos no dia da reunião de Feedback 360. Neste dia, normalmente, começo a minha manhã fazendo os últimos preparativos, o que inclui comprar os itens que estão na lista de compras que mencionei no tópico anterior e resolver as pendências que eu tenha no meu dia, para garantir que não vou ser interrompido durante este momento com o meu time. Também procuro avisar pares e qualquer pessoa que possa ser impactada com a minha ausência e a ausência do meu time, de que vamos estar fora durante a tarde e que evitem nos contactar. Feito essa preparação é ir de cabeça aberta e aproveitar muito bem o dia!
O dia depois de amanhã
Depois desse processo todo a sua preocupação, como líder, deve estar em dar atenção a cada PM do seu time para discutir os aprendizados nos próximos 1on1s, que devem acontecer o quanto antes. Obviamente, existe um tempo diferente que cada um precisa para digerir as novas informações (não raro elas são impactantes), mas não deixe passar muito mais do que uma semana para conversar sobre o assunto. Tipicamente, o que faço nesses momentos, é conversar sobre o que apareceu de novidade nesses feedbacks e o que já era recorrente, para entender se precisamos criar algum plano de ação diferente do que já estamos executando. De toda forma, o mais importante neste momento é, mais do que nunca, estar realmente disponível para o seu time e ter a sensibilidade de respeitar o tempo de cada um dos seus liderados.
